Descubre cómo utilizar Google Docs con este tutorial. Google Docs realmente ha solidificado su posición como la principal alternativa basada en la nube a Microsoft Word, pero todavía hay muchas personas que no han hecho el cambio. Si eres uno de los completamente nuevos en el servicio, ¡no te preocupes! Estamos aquí para ayudarlo con una guía para principiantes sobre cómo usar Google Docs.
Contenidos de la página
- 1 Cómo utilizar Google Docs: tutorial básico, además de consejos y trucos
- 2 ¿Qué es Google Docs?
- 3 ¿Cómo funciona Google Docs?
- 4 Cómo utilizar Google Docs: tutorial básico
- 5 Cómo utilizar Google Docs: consejos y trucos avanzados
- 6 Cómo verificar el recuento de palabras en Google Docs
- 7 Cómo cambiar los márgenes en Google Docs
- 8 ¿Cómo se comparte y colabora en Google Docs?
- 9 ¿Cómo se usa el tachado y el subíndice en Google Docs?
- 10 Preguntas frecuentes sobre cómo utilizar Google Docs
Cómo utilizar Google Docs: tutorial básico, además de consejos y trucos
Hay demasiadas funciones para cubrir en un solo tutorial de Google Docs, pero esto debería proporcionar una base sólida para comenzar. A medida que se sienta más cómodo, descubrirá todo tipo de capacidades únicas, y Google ha sido muy activo agregando nuevas funciones cada año.
Comenzaremos con los conceptos básicos que todos deben saber, luego tocaremos algunos consejos y trucos más avanzados de Google Docs. ¡Empecemos!
¿Qué es Google Docs?
Google Docs es un procesador de texto basado en la nube que es una parte integral de la suite ofimática de Google, llamada G Suite. Junto con otros servicios basados en la nube de Google como Google Drive, Hojas de cálculo, Presentaciones y, por supuesto, Gmail , G Suite ofrece una plataforma de productividad integral para empresas y estudiantes por igual.
En muchos sentidos, puede pensar en Google Docs como el Microsoft Word de G Suite. Le permite componer y formatear una amplia variedad de documentos y presenta algunas integraciones ordenadas con Hojas de cálculo que le permiten agregar rápidamente un gráfico o una tabla desde una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google. También admite plantillas y complementos para que sea aún más versátil para tareas específicas.
Lo mejor de todo es que Google Docs es completamente gratuito. Todo lo que necesita para usarlo es una cuenta de Google, que es rápida y fácil de configurar .
¿Cómo funciona Google Docs?
Google Docs está completamente basado en la nube, lo que hace que funcione de manera diferente a los procesadores de texto tradicionales como Word. En lugar de guardar documentos en su disco duro, los archivos se encuentran en Google Drive.
Esto ofrece una serie de ventajas sobre los procesadores de texto tradicionales, como la edición colaborativa en tiempo real y las copias de seguridad automáticas. También es completamente multiplataforma, por lo que puede acceder a él desde cualquier navegador o dispositivo móvil.
Dicho esto, cuando se trata de cómo usar Google Docs, es muy similar a Word u otras alternativas. Tiene la misma cinta de herramientas en la parte superior de la pantalla y los mismos atajos de teclado que ha estado usando durante años. Simplemente acceda a su documento en un navegador en lugar de una aplicación independiente.
Cómo utilizar Google Docs: tutorial básico
Cómo crear un nuevo documento
Lo primero que deberá aprender a hacer es crear un documento nuevo. Puede hacerlo desde cualquier navegador de computadora o dispositivo móvil, aunque recomendamos usar una computadora. La mayoría de los pasos e instrucciones de este tutorial de Google Docs se basan en la versión del navegador, que tiene muchas más funciones.
Para crear un nuevo documento en la web, navegue hasta el sitio web de Google Docs e inicie sesión si aún no lo ha hecho. Luego, haga clic en cualquiera de las plantillas en la parte superior de la pantalla para crear su documento. La primera plantilla está en blanco, pero las otras tienen propósitos específicos como cartas comerciales o currículums. Si no le gustan los colores o el formato, también se pueden personalizar por completo una vez creados.
En dispositivos móviles, aún puede usar su navegador, pero es más fácil usar la aplicación Google Drive. Simplemente toque el ícono más en la parte inferior derecha, luego toque Google Docs . Por defecto, tendrá una plantilla en blanco, pero también se guardará automáticamente en la nube para que pueda editarla más tarde.
No importa cómo cree su primer documento, asegúrese de darle un nombre en el campo en la parte superior de la pantalla. De lo contrario, es muy fácil perderlo en sus carpetas de Google Drive.
Para los principiantes, primero debería aprender a usar Google Docs en una computadora. Tiene muchas más opciones para formatear sus documentos, además, ya sabe, un teclado real para escribir.
Cómo borrar un documento
Dado que todo se guarda automáticamente en la nube, es posible crear accidentalmente un archivo que se encuentra vacío en su almacenamiento de Google Drive. Afortunadamente, es tan fácil eliminarlos como crearlos.
En un navegador, todo lo que necesita hacer es encontrar el documento en el sitio web de Google Docs , hacer clic en los tres puntos junto a su nombre y luego hacer clic en Eliminar . También puede eliminarlo abriendo el documento y luego haciendo clic en Archivo y Mover a la papelera .
Tenga en cuenta que una vez eliminados, los archivos aún se pueden encontrar en la carpeta Papelera de Google Drive. A diferencia de Google Photos y Gmail, estos archivos nunca caducan y permanecerán en su carpeta Papelera hasta que la borre manualmente.
Para limpiar la papelera y eliminar permanentemente el documento, navegue hasta la Papelera de Google Drive , seleccione los archivos y haga clic en el icono de eliminar en la parte superior derecha. En la ventana emergente de confirmación, seleccione Eliminar para siempre y disfrute de su espacio de almacenamiento liberado.
Cómo utilizar Google Docs: consejos y trucos avanzados
Cómo usar Google Docs sin conexión
Una de las cosas más aterradoras de pasar a plataformas basadas en la nube es pensar en lo que sucede cuando pierde su conexión a Internet. Un corte de energía o mantenimiento de la red y está atascado esperando horas hasta que pueda volver al trabajo.
Google es más que consciente de esta preocupación, y Google Docs facilita el acceso o incluso la edición de sus documentos sin conexión. El único inconveniente es que solo funciona en el navegador Chrome y debe iniciar sesión en su cuenta en el navegador. Tenga en cuenta que para los usuarios de Chromebook la tarea ya está hecha y Google Docs funcionará sin conexión de inmediato.
Lo primero que debe hacer es asegurarse de tener la extensión de Chrome sin conexión de Google Docs . Puede que ya esté instalado, pero para comprobarlo, simplemente haga clic en el enlace y vea si dice Instalar o Eliminar . Una vez hecho esto, navegue a la configuración de Google Drive y marque la casilla junto a Sincronizar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Diapositivas y Dibujos de Google con esta computadora para que pueda editarlos sin conexión .
Esto le permitirá abrir cualquiera de sus archivos en Google Docs mientras está sin conexión, pero deberá dar un paso más para poder editarlos y guardarlos. Simplemente haga clic con el botón derecho en el documento que desea editar sin conexión y active el interruptor para Disponible sin conexión . Aquí están esos pasos nuevamente en breve:
Cómo usar Google Docs sin conexión
- Inicie sesión en su cuenta de Google en un navegador Chrome.
- Instale la extensión de Chrome sin conexión de Google Docs .
- Navegue a la configuración de Google Drive y alterne Sincronizar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google en esta computadora para que pueda editarlos sin conexión .
- Haga clic derecho en un documento de Google para editar sin conexión y alternar Disponible sin conexión .
Cómo verificar el recuento de palabras en Google Docs
Ya sea preparando una tarea para la escuela o trabajando en un artículo, el conteo de palabras es importante. Google Docs no solo facilita la verificación del recuento de palabras una vez que haya terminado, sino que incluso tiene una función para ver un recuento de palabras mientras escribe.
Para verificar el recuento de palabras actual, primero debe abrir el documento de Google que desea verificar. Haga clic en Herramientas en la parte superior de la pantalla y luego en Recuento de palabras . Alternativamente, se puede utilizar el atajo de teclado Ctrl + Shift + C .
La ventana emergente mostrará el recuento de páginas actual, el recuento de palabras, el recuento de caracteres y el recuento de caracteres sin espacios. Debajo también encontrará un interruptor para mostrar el recuento de palabras mientras escribe . Esto dejará un pequeño recuadro en la esquina con un recuento de palabras que se actualiza constantemente, lo que puede ser increíblemente útil para cumplir con los requisitos de palabras sin llenar su escritura con pelusa una vez que haya terminado.
Cómo cambiar los márgenes en Google Docs
Hay dos formas de cambiar los márgenes en Google Docs: configuración de todo el documento y secciones específicas. Comencemos con cambios en todo el documento, que es lo que la mayoría de los usuarios querrán hacer.
El proceso es prácticamente idéntico al de Microsoft Word y otros procesadores de texto. Simplemente abra su documento, haga clic en Archivo en la parte superior izquierda, luego Configuración de página en el menú desplegable. Desde aquí, puede cambiar los márgenes en la ventana emergente y establecerlos como predeterminados si desea que todos los documentos de Google futuros utilicen esta configuración.
Saber cómo cambiar los márgenes en Google Docs para una sección específica es un poco más complicado, pero similar a lo que probablemente esté acostumbrado en otros procesadores de texto. Lo que debe hacer es seleccionar la sección de texto para ajustar, luego hacer clic y arrastrar los triángulos azules en la parte superior de la pantalla. Los números que se muestran son la diferencia entre la configuración actual y el margen predeterminado, en lugar de la distancia desde el borde de la página.
¿Cómo se comparte y colabora en Google Docs?
Una de las mayores fortalezas de Google Docs es compartir y colaborar. No solo es fácil compartir documentos con cualquier persona a través de un enlace simple, ambas partes pueden editar el documento al mismo tiempo y todos los cambios son visibles en tiempo real.
Para compartir un documento de Google, primero debe abrir el documento. Desde allí, haga clic en el gran botón azul Compartir en la parte superior derecha. El cuadro que aparece ofrece dos formas distintas de compartir su documento. La primera es ingresar las direcciones de correo electrónico de todas las personas con las que desea compartir. Si la casilla Notificar a las personas está marcada, se enviará un correo electrónico a todas las partes notificándoles el cambio y el documento aparecerá en sus carpetas compartidas de Drive.
La configuración predeterminada permite que cualquier persona con quien comparta por correo electrónico edite el documento, pero puede ajustar esto cambiando el menú desplegable en el lado derecho. También puede ingresar un mensaje personalizado para el correo electrónico en el cuadro de texto en la parte inferior.
Más importante aún, la configuración predeterminada también permite que cualquier persona con permisos de edición comparta y cambie los permisos, lo que es posible que no desee cuando comparta con personas en las que no confía del todo. Para cambiar esto, haga clic en la rueda dentada Configuración en la parte superior derecha y desmarque la casilla para que los editores puedan cambiar los permisos y compartir .
La segunda forma de compartir un documento de Google es a través de un hipervínculo que puede enviar a cualquier persona en la web. Sin embargo, tenga en cuenta que la configuración predeterminada Restringida aún limitará la accesibilidad solo a las direcciones de correo electrónico con las que ya ha compartido el documento. Al cambiar la configuración a Cualquiera con el enlace , cualquiera, incluidos aquellos que ni siquiera tienen una cuenta de Google, pueden abrir el documento. También puede ajustar los permisos a la derecha para permitir que las personas con el enlace no solo vean el documento, sino que también lo comenten o incluso lo editen.
¿Cómo se usa el tachado y el subíndice en Google Docs?
Tachado, subíndice, superíndice y otras configuraciones de formato especiales son fáciles de cambiar en Google Docs, aunque algunas están ocultas en el menú. La cinta principal solo tiene botones para dar formato a negrita, cursiva y subrayado.
El resto se puede encontrar abriendo la pestaña Formato en la parte superior de la pantalla y luego expandiendo Texto . Aquí puede ver las seis opciones de formato, así como los atajos de teclado para cada una. También hemos enumerado esos atajos de teclado a continuación para su conveniencia.
Cómo usar tachado, subíndice y otros formatos especiales en Google Docs
- Negrita – Ctrl + B
- Cursiva – Ctrl + I
- Subrayado – Ctrl + U
- Tachado – Alt + Mayús + 5
- Subíndice – Ctrl +,
- Superíndice: Ctrl +.
Preguntas frecuentes sobre cómo utilizar Google Docs
Si, todos los documentos de Google son privados y seguros, a menos que se compartan explícitamente con otra parte. Si se comparte, el icono de compartir en la parte superior derecha de la pantalla con el documento abierto presentará un icono diferente.
Sí, Google Docs es completamente gratuito para uso personal. Sin embargo, también existe una versión empresarial llamada G Suite Essentials con algunas funciones de seguridad y colaboración adicionales. No agrega ninguna funcionalidad a Google Docs, pero aumenta el almacenamiento de Google Drive a 100 GB o más, según el plan.
A partir de 2019, Google Docs comenzó a admitir todos los tipos de archivos de Word (.doc, .docx y .dot). Google Docs también se puede guardar en estos formatos, lo que hace que los dos sean casi totalmente compatibles.
Sí, Google Docs se puede guardar archivos como PDF abriendo la pestaña Archivo , haciendo clic en Descargar y luego seleccionando Documento PDF (.pdf) .
Sí, todos los documentos se guardan periódicamente en la nube, aunque también puede obligarlo a guardar presionando ctrl + s . Si edita sin conexión, se guardará en la memoria caché de su navegador y actualizará la versión en la nube tan pronto como esté en línea. También puede ver el último tiempo guardado en la parte superior de la pantalla.
Google Docs cumple con HIPAA, pero primero deberá firmar un BAA con Google. Esto se ofrece a los clientes de Google Workspace Enterprise (anteriormente G Suite Enterprise)
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